AI活用・業務効率化支援
AIやデジタルツールを、日々の仕事に役立つ仕組みへ。
生成AIをはじめとするデジタルツールの進化により、中小企業でもさまざまな業務の効率化に取り組めるようになりました。
一方で、「AIを使ってみたけれど、実際の業務にどう活かせばよいか分からない」「便利なツールが増えすぎて、何を選べばよいか判断できない」という声も少なくありません。
大切なのは、新しいツールを導入することではなく、日々の業務にある課題を整理し、無理なく使い続けられる方法を見つけることです。
TY Planningでは、中小企業の生成AI活用、業務効率化、デジタルツールの導入・活用を支援しています。
業務の現状把握からツールの選定、試験的な導入、社内での活用・定着まで、担当者の方と一緒に取り組みます。
こんなお悩みはありませんか？
- ChatGPTなどの生成AIを使ってみたが、業務での活用方法が分からない
- 日々の資料作成やデータ入力、情報整理に多くの時間がかかっている
- Excelやスプレッドシートでの手作業や転記作業を減らしたい
- 社内に情報が散在し、必要な資料や過去の対応内容を探すのに時間がかかっている
- AIやデジタルツールを導入したいが、何から始めればよいか分からない
- 社員によってAIの利用状況やスキルに差がある
- 機密情報や個人情報をAIに入力してもよいのか不安
- 特定の担当者に依存している業務を見直したい
こうした課題に対して、現在の業務や利用しているツールを確認し、効果が期待できるところから改善を進めます。
業務の課題から考えるAI・デジタル活用
AIを使うことを目的にしない
生成AIは、文章作成、情報整理、アイデア出し、データ分析など、幅広い業務に活用できる可能性があります。
しかし、すべての業務にAIが必要なわけではありません。
業務の進め方を見直すだけで解決することもあれば、Excelやスプレッドシートの機能、既存システムの設定変更などで効率化できる場合もあります。
TY Planningでは、まず業務の流れや困っていることを整理し、AIやデジタルツールを使うべき部分を見極めることを大切にしています。
小さく試し、効果を確認しながら広げる
最初から大規模なシステムを導入したり、すべての業務を自動化したりする必要はありません。
まずは日常的に繰り返している作業や、時間のかかっている業務などから、小さな改善に取り組みます。
実際に使ってみることで、期待した効果が得られるか、操作が難しくないか、新たな課題が生じないかを確認できます。
その結果をもとに運用方法を見直し、必要に応じて他の業務にも活用範囲を広げていきます。
AIと人の役割を整理する
生成AIは便利な一方で、誤った情報を出力したり、意図しない結果を生成したりすることがあります。
そのため、どこまでをAIに任せ、どこを人が確認・判断するのかを明確にすることが重要です。
また、AIに入力する情報の取り扱いや、社内での利用ルールなどにも注意が必要です。
TY Planningでは、業務の効率化だけでなく、情報セキュリティや運用上のリスクにも配慮しながら、安心して活用できる方法を検討します。
現場で使い続けられる仕組みをつくる
AIやデジタルツールは、導入しただけでは業務改善につながりません。
実際に業務を担当する方が使い方を理解し、日常の仕事の中で活用できることが大切です。
そのため、ツールの設定や操作方法だけでなく、業務手順の整理、活用例の共有、社内ルールづくり、担当者への研修なども重視しています。
外部に任せきりにするのではなく、自社で継続して活用・改善できる状態を目指します。
AI活用・業務効率化支援サービス
生成AI導入・活用支援
ChatGPT、Gemini、Claudeなどの生成AIについて、業務の目的や利用環境に合わせた活用方法を検討します。
単なる操作方法の説明ではなく、実際の業務を題材にして、どのような場面で活用できるのかを一緒に考えます。
主な支援内容
- 生成AIの導入・活用相談
- 業務に適したAIツールの比較・選定
- 文章作成・要約・資料作成への活用
- 情報収集・調査業務の効率化
- データ整理・分析へのAI活用
- 業務に合わせたプロンプトの作成・改善
- 複数のAIツールの使い分け
業務整理・業務効率化支援
日々の業務の流れを確認し、重複している作業や手間のかかる作業、特定の担当者に依存している業務などを整理します。
AIやデジタルツールの導入だけでなく、業務手順そのものの見直しも含めて、改善方法を検討します。
主な支援内容
- 業務の洗い出し・現状把握
- 業務フローの整理・可視化
- 手作業・転記作業の見直し
- 業務改善の優先順位づけ
- 既存ツールの活用方法の見直し
- デジタル化・自動化の検討
- 業務手順・運用ルールの整備
業務自動化・ツール連携支援
Googleスプレッドシートや各種クラウドサービスなどを活用し、繰り返し行っている作業の自動化や、ツール間の連携を検討します。
Google Apps Script（GAS）やMake、Zapierなど、業務内容や利用環境に応じた方法を選び、管理しやすい仕組みづくりを支援します。
主な支援内容
- Googleスプレッドシートを活用した業務改善
- Googleフォームとスプレッドシートの連携
- Google Apps Script（GAS）の活用
- Make・Zapierなどによるサービス連携
- データ入力・集計・通知の自動化
- AIを組み込んだ業務フローの検討
- 自動化した仕組みの運用・管理方法の整理
社内情報の整理・ナレッジ活用支援
社内マニュアルや業務資料、よくある質問、過去の対応履歴などを整理し、必要な情報を見つけやすくする仕組みづくりを支援します。
Google WorkspaceやNotebookLMなどの活用も含め、社内情報を業務に役立てる方法を検討します。
主な支援内容
- 社内資料・業務情報の整理
- 社内FAQ・マニュアルの整備
- Google Workspaceの活用支援
- NotebookLMなどを活用した情報検索・共有
- 社内ナレッジの蓄積・共有方法の検討
- ファイル共有・アクセス権限の整理
- 情報更新・管理ルールの策定
AI活用ルール・セキュリティ対策支援
生成AIを業務で活用する際には、機密情報や個人情報の取り扱い、出力内容の確認、利用するサービスの選定などに注意が必要です。
企業の利用状況に合わせて、安全に活用するための基本的なルールや運用体制を検討します。
主な支援内容
- 生成AIの利用状況・リスクの整理
- AI利用ルール・ガイドラインの作成支援
- 機密情報・個人情報の取り扱いの整理
- AI出力の確認・承認手順の検討
- アカウント・アクセス権限の管理
- 従業員による未承認AI利用への対応
- AI・情報セキュリティに関する社内教育
AI・デジタルツールの社内研修・定着支援
AIやデジタルツールを継続して活用するためには、社員一人ひとりが基本的な使い方を理解し、自分の業務に応用できるようになることが重要です。
企業の業務内容や担当者の習熟度に合わせて、実務に役立つ研修や個別指導を行います。
主な支援内容
- 生成AIの基礎研修
- ChatGPT・Geminiなどの業務活用研修
- 職種・業務別のAI活用ワークショップ
- Google Workspaceなどの活用研修
- 実際の業務を題材にした操作指導
- 社内向け活用事例・教材の作成
- 導入後のフォローアップ・定着支援
AI・業務効率化支援の進め方
ヒアリング・業務の現状把握
現在の業務内容や課題、利用しているシステムやツール、社内の運用体制などを確認します。
AIを活用したい業務が決まっていない場合も、日常業務の中から改善できそうな部分を一緒に探します。
課題整理・改善方法の検討
業務の頻度や作業時間、改善によって期待できる効果、導入コストや運用上のリスクなどを踏まえ、取り組む内容と優先順位を検討します。
必ずしもAIの導入を前提とせず、既存ツールの活用や業務手順の変更も含めて方法を考えます。
試験導入・実務での検証
対象とする業務を絞り、AIやデジタルツールを実際に試します。
担当者の方と一緒に利用しながら、作業のしやすさ、出力結果の品質、業務時間への影響などを確認し、必要に応じて設定や運用方法を改善します。
社内での運用・定着支援
試験導入の結果を踏まえて、日常業務で使うための手順やルールを整備します。
必要に応じて担当者向けの研修や操作指導を行い、社内で継続的に活用・改善できる体制づくりを支援します。
AI活用・業務効率化の支援事例
TY Planningがこれまでに取り組んできた、生成AIの業務活用、デジタルツールの導入、業務改善、社内の情報共有などに関する支援事例をご紹介します。
【事例記事を準備中です】
［AI活用・業務効率化の支援事例をもっと見る］
よくあるご質問
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AIについてほとんど知識がなくても相談できますか？
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はい。生成AIの基本的な仕組みやできること、利用時の注意点などから説明します。
具体的な活用方法が決まっていなくても、現在の業務を伺いながら、どこで役立てられそうかを一緒に検討できます。
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ChatGPTやGeminiなど、どのAIを導入すればよいか分かりません。
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生成AIにはそれぞれ特徴があり、利用目的や既存の業務環境によって適した選択肢は異なります。
業務内容や必要な機能、費用、情報管理の条件などを確認し、導入するツールを検討します。
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AIを導入すれば、すぐに業務時間を削減できますか？
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業務内容や利用方法によって効果は異なります。
作業時間を短縮できる場合もありますが、AIの出力確認や修正など、新たな作業が必要になる場合もあります。
まずは対象業務を絞って試し、導入前後の状況を比較しながら効果を確認することをおすすめしています。
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今使っているExcelやGoogle Workspaceを活用した改善もできますか？
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はい。新しいツールを導入せず、現在利用しているExcelやGoogleスプレッドシート、Google Workspaceなどを活用して改善できる場合もあります。
既存の環境を確認し、必要な機能や連携方法を検討します。
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社内の機密情報をAIで扱っても問題ありませんか？
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利用するAIサービスの契約条件や設定、情報の種類、社内ルールなどによって判断が異なります。
業務で使用する際には、入力してよい情報の範囲やアクセス権限、AIサービス側でのデータの取り扱いなどを確認することが重要です。
利用環境や情報管理のルールづくりについてもご相談いただけます。
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AIの操作を教えてもらうだけでなく、実際の業務改善まで相談できますか？
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はい。業務の整理からツールの選定、試験導入、実際の運用方法の検討まで支援しています。
担当者の方と一緒に取り組みながら、社内で活用を継続できることを目指します。
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AIや業務自動化の仕組みをすべて任せることもできますか？
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業務内容や必要な機能、運用環境によって対応方法が異なります。
小規模な業務自動化やツールの設定・連携などについては、内容を確認したうえで対応を検討します。
大規模なシステム開発や専門的な連携が必要な場合は、要件整理や外部事業者との連携を含めてご相談いただけます。
AI活用・業務効率化についてご相談ください
生成AIを仕事に活かしたい、日々の作業を効率化したい、社内でデジタルツールをもっと活用できるようにしたい。
TY Planningでは、ツールの導入そのものではなく、業務の課題を整理し、実際に役立つ方法を見つけることを大切にしています。
新しいツールの導入から、現在使っている仕組みの見直し、担当者の育成まで、企業の状況に合わせて支援します。
まずは、現在の業務で困っていることや、改善したいことをお聞かせください。
お問い合わせ
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